Dois anos após a emissão do primeiro CT-e, Transportadora Americana
obtém economia anual de R$ 600 mil com redução na impressão e
armazenamento dos documentos
Obrigatório a partir de setembro de
2012, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) já vem trazendo
bons resultados para empresas como a Transportadora Americana (TA), que
há dois anos já emite seus documentos no modelo digital. A companhia foi
uma das pioneiras na utilização da tecnologia, pois participou desde
2006 juntamente com a Synchro, maior fornecedora brasileira de Soluções
Fiscais, do projeto piloto do Ministério da Fazenda para implementação
do Conhecimento de Transporte Eletrônico no país.
Entre os resultados
do projeto, além de uma redução no tempo e no risco das emissões dos
Conhecimentos de Transporte, a TA registra hoje uma economia anual de
cerca de R$ 600 mil, gerada a partir de uma redução na impressão e no
armazenamento dos mais de 170 mil documentos emitidos mensalmente pela
companhia. Neste contexto, a gerente de Sistemas de Informação da TA,
Shirley Cristina Rosseto, conta que a transportadora optou por
participar do projeto piloto justamente por identificar na digitalização
de documentos fiscais uma tendência que pode facilitar os processos
empresariais.
“Atualmente quase
todas as notas fiscais enviadas junto com as mercadorias já vêm no
formato eletrônico da NF-e. Sendo assim, como o documento original já
nasce eletrônico, apenas damos continuidade ao processo, eliminando todo
o retrabalho de digitação e manuseio dos documentos”, diz. Além disso,
Shirley explica que o sistema digital também elimina o risco de
encontrar dados inválidos nas notas, pois eles já são conferidos
eletronicamente antes de chegarem à transportadora. “Isso diminui os
fatores de risco e desburocratiza o processo”, completa.
No início de 2009,
quando o sistema começou a ser utilizado pela empresa, a TA estimava uma
economia de R$ 20 mil mensais, uma vez que deixaria de emitir 100 mil
Conhecimentos de Transporte em papel por mês e eliminaria a necessidade
de aquisição de formulários contínuos e de segurança, além de seu
manuseio e arquivamento. “Porém, nossa economia cresceu na medida em que
aumentamos a quantidade de emissões de Conhecimentos de Transporte, que
subiu de 100 para 170 mil por mês. Além disso, também implementamos o
sistema nas demais empresas do grupo e reduzimos nossas despesas com
correio, pois hoje enviamos as faturas e o CT-e pela internet para os
clientes. Com tudo isso nossa economia já está em R$ 50 mil mensais, o
que representa 60% a mais do que o previsto inicialmente”, explica
Shirley.
A implementação do sistema
A Transportadora
Americana participa do projeto piloto desde 2006 e, em março de 2010
emitiu os primeiros CT-e’s do Brasil, registrados no Rio Grande do Sul.
Para implementar o sistema, a TA firmou uma parceria com a empresa
Synchro Solução Fiscal Brasil, que desenvolveu o software DF-e Manager.
Com isso, ao longo do primeiro ano de utilização do modelo eletrônico, a
TA emitiu um milhão de conhecimentos, consolidando-se como a maior
emissora do país.
Shirley explica que,
apesar de sua complexidade, o processo de elaboração e validação do CT-e
é bastante rápido. “O CT-e nasce no nosso TMS (Transportation
Management System), onde é gerado um arquivo XML com os dados do
conhecimento. Este arquivo é enviado para o software fiscal da Synchro,
que gera lotes e os valida junto à Secretaria da Fazenda, obtendo a
autorização para a impressão dos DACTEs (Documento Auxiliar do
Conhecimento de Transporte Eletrônico) e para o início do transporte.
Todo este processo leva menos de cinco segundos”, afirma.
Além de rápido, o
sistema eletrônico permitiu que a TA substituísse a impressão de, no
mínimo, cinco vias de formulário para cada encomenda transportada, por
apenas uma página de papel sulfite. “Nós fomos os primeiros a realizar a
impressão de CTRCs (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) em
formulários de segurança em impressoras a laser. Fizemos isto por meio
de um regime especial concedido pela SEFAZ-SP e percebemos muitas
vantagens no processo, como a redução de papel e um maior controle sobre
o processo. Hoje, com o CT-e, no caso do extravio do DACTE, por
exemplo, não precisamos refazer todo o procedimento, basta reimprimir
uma cópia”, diz.
Para minimizar o
impacto da implementação sobre os usuários, a TA, com base no suporte
oferecido pela Synchro, desenvolveu estratégias para garantir que a
interface para emissão do Conhecimento de Transporte continuasse a
mesma, além de investir em políticas informativas. “A Synchro amparou
nossa estratégia de não interferir no processo habitual da empresa, de
modo que o software não alterou em nada a rotina de nossos funcionários.
Enquanto isso, trabalhamos junto aos clientes para avisá-los com
antecedência sobre as mudanças, afinal, eles deixaram de receber um
formulário controlado e, no lugar, passaram a receber um papel simples,
diz.
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